Het personeelsregister en de individuele rekening
Het personeelsregister bevat de identiteitsgegevens van alle werknemers. Je schrijft elke werknemer in vóór de tewerkstelling begint. Verlaat iemand de onderneming? Dan heb je zeven kalenderdagen om die vertrekdatum in te schrijven. De individuele rekening is een jaarlijks document per werknemer met alle loongegevens: brutoloon, inhoudingen en uitbetaalde bedragen. Beide documenten bewaar je minimaal vijf jaar.
Het arbeidsreglement: verplicht voor elke werkgever
Elke werkgever in België is verplicht een arbeidsreglement op te stellen, ongeacht het aantal werknemers. Het bevat de werkroosters, de verlofregeling, de manier van loonbetaling en de disciplinaire maatregelen. Bij aanwerving geef je een kopie mee aan de werknemer. Je bezorgt ook een kopie aan de sociale inspectie binnen acht dagen na invoering.
Let op: als je bij aanwerving geen kopie van het arbeidsreglement overhandigt, is de werknemer niet gebonden aan de bepalingen ervan.
Documenten bij het einde van de arbeidsovereenkomst
Als een werknemer de onderneming verlaat, moet je een reeks documenten bezorgen. Het C4-formulier (werkloosheidsattest) gaat naar de RVA en naar de werknemer. Je bezorgt ook de individuele rekening van het lopende jaar, uiterlijk twee maanden na het kwartaal van uitdiensttreding. Op verzoek geef je een tewerkstellingsgetuigschrift mee met de begin- en einddatum en de aard van de functie. Voor bedienden voeg je ook een vakantiegetuigschrift toe.
Wij houden het bij, jij focust op je zaak
Wij maken het personeelsregister op en houden de individuele rekeningen bij. Ook het arbeidsreglement stellen wij correct op en bezorgen we tijdig aan alle betrokkenen. Bij uitdiensttreding stellen wij alle verplichte documenten op en bewaken we de deadlines. Zo sta je nooit onverwacht voor een lege map bij een sociale inspectie. Maak een afspraak en we zetten jouw personeelsdossiers op orde.