Wat valt er onder loonadministratie?
Als werkgever bereken je elke maand de RSZ-bijdragen en houd je die in op het brutoloon. Die bijdragen stort je daarna door aan de sociale zekerheid. Elk kwartaal dien je ook een DmfA-aangifte in bij de RSZ. Die aangifte bevat de loon- en arbeidstijdgegevens van al je werknemers in dat kwartaal. Naast de RSZ-bijdragen moet je ook de bedrijfsvoorheffing tijdig doorstorten aan de fiscus. Loonadministratie is dus een combinatie van berekeningen, inhoudingen en aangiften die elke maand terugkomen.
Wat staat er op een loonbrief?
Bij elke definitieve loonbetaling moet de werknemer een loonbrief ontvangen. Daarop staan het brutoloon, de RSZ-inhouding, de bedrijfsvoorheffing en het nettoloon. Ook de periode van prestaties en het aantal gewerkte uren zijn verplichte vermeldingen. De verplichte inhoud kan per sector verschillen: jouw paritair comité kan extra eisen opleggen. Naast de loonbrief ben je ook verplicht een individuele rekening bij te houden per werknemer. Dat is een jaarlijks overzicht van alle uitbetaalde lonen en inhoudingen.
RSZ-bijdragen: twee percentages om te kennen
De werknemer betaalt 13,07% van zijn brutoloon als RSZ-bijdrage. Dit bedrag houd je in als werkgever bij de loonbetaling. Jij als werkgever betaalt bovenop het brutoloon nog eens ongeveer 25% als werkgeversbijdrage. Dat percentage geldt voor de privé profit-sector; andere sectoren hebben andere tarieven. De bijdragen dekken pensioenen, gezondheidszorg, werkloosheid en kinderbijslag van je werknemers.
De DmfA-aangifte: één keer per kwartaal
Elk kwartaal dien je een DmfA-aangifte in bij de RSZ. De deadline is telkens de laatste dag van de maand na het kwartaal. K1 sluit af op 30 april, K2 op 31 juli, K3 op 31 oktober en K4 op 31 januari. Die aangifte vormt de basis voor de berekening van je sociale bijdragen dat kwartaal.
Let op: wie de DmfA-aangifte te laat indient, betaalt 10% bijdrageopslag bovenop de verschuldigde RSZ-bijdragen, plus verwijlintresten.
Geen opslag meer aan het einde van het kwartaal
Wie de loonadministratie correct bijhoudt, betaalt nooit 10% opslag en heeft geen achterstallige bijdragen. Je werknemers ontvangen hun loonbrief op tijd en de DmfA staat ingediend voor de deadline. Zo houd je je personeelsdossier clean en vermijd je discussies met de RSZ. Plan een afspraak en we kijken samen hoe we jouw loonadministratie correct inrichten.